Assistant direction de l'audit et du contrôle interne H/F

The Company

CDD de 4 mois (remplacement congé maternité)

Key tasks and Responsibilities    

Missions d’audit et de contrôle interne

·Effectuer les réservations des voyages de l’équipe en fonction du budget :

o   recherche des meilleures options de voyage

o   anticipation et préparation des visas et vérification des conseils aux voyageurs avant le départ

·Préparer les lettres d’engagement, 

·Préparer et revoir les mails de suivi des missions trimestriellement

·Tenir à jour  la liste des interlocuteurs du département

· Entrer dans l’agenda commun toutes les missions d’audit, les dates des comités d’audit en début d’année

·Tenir à jour les évaluations des auditeurs suite aux missions d’audit ; relancer les auditeurs en charge si les évaluations ne sont pas faites

·Récolter avant les évaluations annuelles les besoins de formation des équipes

·Préparation et mise en forme du plan d’audit annuel

·Suivi de la mise à jour de l’outil de suivi des missions d’audit (MK Insight)

·Suivi de  la mise à jour des documents clés du département (Team Drive IAC et IAC Mgmt, ex. Templates de kick-off meeting)

·Envoyer les rapports d’audit aux CAC en accord avec la Direction, envoyer les rapports d’audit aux membres du Comex qui les demandent

·Suivi des KPIs d’audit

.Relecture, mise au propre de rapports d’audit

.Assistance aux campagnes d’auto-évaluations (envoi des questionnaires, relances, dépouillement des réponses)  

Formations

·Organiser les formations annuelles Audits Must-Have/Contrôle Interne (réservations des lieux, hôtels, envoi des invitations, repas),

·Préparer/revoir/corriger les supports de formations 

Réunion/Agenda

· Gestion de l’agenda de la directrice de l’audit, organisation des réunions

· Organiser les rendez-vous annuels entre le management et les membres du Comex, organiser les réunions hebdomadaires, mensuelles ou ponctuelles

.Organiser tout rendez-vous nécessaire dans le cadre de projets du département (risk mapping, investigations, steerco, etc….)

·Préparer la trame des réunions d’équipe, réunion Comex

· Relecture et mise en forme des présentations (PPT) pour les Comités d’Audit 

Vie du département

·Organiser les activités du département :

·séminaires (proposition d’activités, demandes des devis, achats, ….)

·repas de fin d’année

·repas équipe Audit 

·Participer à la préparation des communications relatives au département

·Accueillir les candidats et aider les nouveaux arrivants (location d’appartement temporaire / s’assurer que leur checklist d’arrivée est complètement suivie / rendez-vous avec les différents interlocuteurs (IT, RH, etc), etc.... / organisation des formations inhérents à l’intégration) Aider à la logistique pour les prestataires (badges / accès et explications des règles sur site) ; 

.Faire le lien entre le département et la RH pour la mise en oeuvre des formations de l’équipe

.Gérer aussi la sortie des auditeurs du département: s’assurer que la checklist de sortie est complète

·Conserver le lien avec les anciens auditeurs – partage d’expérience (Alumni Groupe)

· Commander les fournitures pour le service, commander les cartes de visite

 Gestion Administrative du département

· Préparer les notes de frais (Direction et Management) et vérifier les notes de frais (auditeurs)

· Préparer les demandes de règlement des factures du service et mise en paiement

· Suivre les c ongés de l’équipe

·Suivre le budget du service, suivre les consommations téléphoniques 

Education and Experience requirements

Formation :

-Bac+2 “BTS assistante de direction”

 Expérience :

- Expérience en tant qu’assistante de direction et de département

 Compétences techniques :

- Messagerie / Bureautique (Micro soft Office: Word, Powerpoint, Excel / Google tools: Google Doc, Google Slide, Google Sheet). Excellente maîtrise ou facilité/appétence à apprendre et à s’adapter aux outils bureautiques et systèmes d’information 

 Langues : 

-Français : langue maternelle ou excellente maîtrise

-Anglais: excellente maîtrise écrite et orale

-Troisième langues est un plus  

Knowledge, skills, abilities and other characteristics 

 IMERYS SOFT SKILLS:

-Adaptabilité

-Rigueur

-Aisance relationnelle

-Capacité à anticiper les besoins

- Proactivité

-Capacité à gérer les priorités

-Esprit d’analyse et de synthèse

-Autonomie

-Esprit d’équipe    

SPECIFIC JOB SKILLS:

-Excellentes capacités d’organisation

-Sens du service 

and

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